Immer wieder hört man den Begriff Timeboxing.
So heißt es beispielsweise im Scrum-Guide, dass jedes Event „time-boxed“ sei. Doch auch außerhalb der Scrum-Welt wird das Timeboxing im Projektmanagement oder im Rahmen von Zeitmanagement-Methoden wie der Pomodoro-Technik angewendet. Bei der Gestaltung von Meetings wird es sogar gerne mal als als Wundermittel für bessere Meetings angepriesen.
Selbst bei der Suche nach der großen Liebe findet das Konzept gewissermaßen Anwendung: beim Speed-Dating nämlich.
Aber was genau ist Timeboxing eigentlich?
Das ist eigentlich schnell erklärt.
Statt soviel Zeit zu verwenden „wie es eben dauert“, wird vor Erledigung einer Aufgabe oder eines Meetings ein festes Zeitfenster dafür festgelegt: die Timebox. Innerhalb dieser Zeit wird dann beispielsweise ein Meeting abgehalten oder an einer zuvor bestimmten Aufgabe gearbeitet.
Die festgelegte Dauer kann dabei sehr unterschiedlich sein: von wenigen Minuten für ein tägliches Standup-Meeting bis hin zu mehreren Wochen für einen Sprint.
Die wichtigste Regel ist die konsequente Einhaltung der Timebox.
Ganz wie damals beim Diktat in der Schule, gilt es auch beim Timeboxing, nach Ablauf der Zeit den Füller niederzulegen beziehungsweise die Arbeit einzustellen oder das Meeting zu beenden. Auch wird in vielen Fällen im Anschluss geprüft, was man in der Zeit geschafft hat und ob es gut war.
Das ist zum Beispiel in Scrum so – wo sich dem Sprint ein Review und eine Retrospektive anschließt – oder beim Speed-Dating, wo man sich mit Ablauf der Zeit doch zumindest fragt, ob die Person gegenüber ein interessanter Partner sein könnte 😉
Aber was sind denn eigentlich die Vorteile beim Timeboxing?
Das Timeboxing allein hat im Regelfall gar keine Vorteile.
Mit Ausnahme einiger weniger Anwendungsfälle – wenn es beispielsweise wie in Scrum der Risikobegrenzung dient – kann das Timeboxing allein nicht viel reißen. Wenn wir der Timebox trotzdem eine Bedeutung beimessen und ein Ziel damit verbinden, dann verspricht uns das Timeboxing einen Rahmen für Fokussierung.
Wir konzentrieren uns auf das Wesentliche.
Das müssen wir ja auch, wenn wir beispielsweise ein Meeting innerhalb einer zuvor festgelegten Zeitspanne abschließen oder ein ambitioniertes Sprint-Ziel innerhalb eines Sprints erreichen wollen. Wenn wir die Timebox ernst nehmen, können wir uns nicht einfach über das Wetter unterhalten, wenn die Vorstellung der Quartalszahlen das Ziel ist. Wir können uns auch nicht in Social Media rumtreiben, wenn wir uns vorgenommen haben, wenigstens für 25 Minuten fokussiert an einem Blog-Artikel zu arbeiten.
Die Timebox ist insofern nur ein Sparring-Partner, um sich selbst am eigenen Anspruch zu messen.
Diese Aufgabe erfüllt sie aber in der Praxis meist ziemlich gut.
Vielleicht hängt die Effektivität des Timeboxings damit zusammen, dass sie ein gewisses Gefühl von Dringlichkeit vermittelt. In jedem Fall spielt unser Commitment eine Rolle, dass ja (siehe auch „Wie erreichen wir eigentlich Ziele?“) einer der Grundpfeiler für den Erfolg unserer Vorhaben darstellt.
Empirische Prozesssteuerung