Worauf kommt es wirklich beim Projektmanagement an?

Kann man auch auf einem Wasserfall zum Ziel gelangen? Völlig unmöglich könnte man meinen, wenn man nur das Horn vernimmt, in das ich mit diesem Blog ja auch hin- und wieder blase. In Wahrheit geht es aber meiner Meinung nach um den richtigen Umgang mit Menschen. Dies ist mein Beitrag zu einer Blogparade im Projektmagazin.

Ich bin ein Freund einer agiler Herangehensweise und ich glaube: für meinen Job führt kein Weg daran vorbei. Als Knowledge Worker in der IT weiß ich, dass die IT sich viel schneller bewegt als man belastbare Konzepte schreiben kann. Jeden Tag werden unzählige Zeilen Code fabriziert, neue Internetportale schießen aus dem Boden wie die Pilze aus meinem Rasen nach Dauerberegnung – kurz um: Was heute aktuell ist, kann morgen kalter Kaffee sein.

Aber reicht die Sicht der IT-Branche auch für die restliche Welt?

Manche Projekte kann ich nur aus der Außenperspektive bestaunen: etwa wie ein Passagierflugzeug von der Konzeption bis zum Jungfernpflug gebracht wird. Angesichts der Sicherheitsbestimmungen, die ich aus so manchen IT-Projekten kenne, kann ich nur erahnen was für ein Papierkrieg erforderlich ist und wieviele Bleistifte oder Ingeniuersköpfe zerbrochen werden, um nicht nur ein innovatives sondern auch ein flugfähiges, sicheres Transportmittel zu konstruieren.

Und: Angesichts der nötigen Materialien für ein mehrere Tonnen schweres Endprodukt wird „einfach mal drauf los bauen und schauen was raus kommt“ wohl noch weniger eine Option sein als es vom angeblichen planlosen agilen Projekt gelegentlich postuliert wird.

Gemeinsamkeiten zwischen komplexen Projekten

Dennoch gibt es Gemeinsamkeiten zwischen komplexen Projekten, außer einem mal mehr mal weniger festen Start- und Enddatum.

In komplexen Projekten arbeiten Menschen, häufig mit sehr unterschiedlichen Skillsets, Haltungen und Bedürfnissen. Alle Menschen, die an einem Projekt beteiligt sind, müssen sich und ihre Fähigkeiten so gut wie möglich einbringen und trotz so mancher kommunikativer Herausforderung ein kohärentes Ganzes erschaffen.

Daher sehe ich die größte Herausforderung für einen guten Projektleiter darin ein guter Facilitator zu sein.

Der Projektleiter muss im Laufe seiner Laufbahn lernen, die Menschen dort abzuholen, wo sie stehen, Flexibilität und Offenheit für unterschiedliche Sichtweisen aufzubringen und zwischen diesen zu vermitteln. Und er muss dies als kontinuierliche Aufgabe begreifen, als eine Reihe von stetig auszubauenden Skills. Eben weil er sich mit der Realität abfinden muss, dass zu den vielen ineinander greifenden Arten von Zahnrädern immer Neue hinzu kommen.

Ob es nun der Wandel von manuell konfigurierten IT-Systemen hin zum voll automatisiertem Continuous Deployment in der IT ist oder die simple Tatsache, dass auch in den anderen Bereichen immer mehr Informationstechnologie Einzug nimmt, oder die Notwendigkeit den Treibstoffverbrauch eines Flugzeugs auch im Hinblick auf die globale Erwärmung und Knappheit fossiler Energieträger hin zu optimieren.

Nicht nur eine Frage der Technik

Natürlich bedeutet das, dass der Projektleiter neben klassischer Methoden auch einen Blick auf Methoden aus dem agilen Werkzeugkoffer werfen muss. Das heißt ja noch lange nicht, dass ein Flugzeug oder Auto zwingend mit Scrum realisiert werden muss. Doch es kann bedeuten, dass es hier und da ein iteratives Vorgehen braucht oder hin- und wieder retrospektivisch auf den Prozess zu schauen. Seine Aufgabe ist eben zu schauen, was sein Projekt besonders macht und was es braucht.

Viel wichtiger als die Technik oder Methode ist dabei – und war es vermutlich schon immer – das richtige Mindset und ein gekonnter Umgang mit Menschen.

Was könnte ihm dabei behilflich sein?

Verstehen und verstanden werden

Stephen Covey schrieb in seinem Werk „The 7 Habits of highly effective people“ über „die Sehnsucht, verstanden zu werden“ und formulierte als 5. Weg zur Effektivität und damit aus seiner Sicht das Allerwichtigste in Bezug auf zwischenmenschliche Beziehungen: Erst verstehen und dann verstanden zu werden.

Irgendwie erscheint es wie eine Binsenweisheit, dass zu guter Kommunikation vor allem gutes Zuhören gehört. Dennoch lässt sich oft beobachten, dass genau das eben nicht stattfindet. Oft wird nur versucht seinen Standpunkt zu kommunizieren, aber nicht die Sichtweise des Anderen zu verstehen. Das ist ziemlich ungünstig in Projekten, weil man damit nicht zu den besten sondern nur zu den am lautesten vorgetragenen Lösungen gelangt.

Ich glaube: Jeder würde davon profitieren, sowohl im Zuhören und Verstehen als auch darin sich selbst verständlich zu machen Übung zu erlangen und besser zu werden. Ganz besonders gilt das meiner Meinung nach aber für einen guten Projektleiter, dem die Aufgabe obliegt die unterschiedlichen Standpunkte zu verstehen, unter einen Hut zu bringen und vermitteln.

Dabei könnte ihm helfen:

• Ein positives Menschenbild, in dem Menschen nicht als unwillige, anzutreibende Esel betrachtet werden, sondern als engagierte Individuen, die unter den entsprechenden Bedingungen Eigeninitiative und Verantwortung entwickeln.

• Die Bereitschaft echte Wertschätzung zu zeigen, indem man den Menschen Vertrauen zu eigenen Entscheidungen entgegen bringt und sie in ihrem Handeln bestärkt, auch wenn es mal nicht die gewünschten Resultate hervorbringt.

• Sich selbst nicht als den Mann oder die Frau mit den Lösungen begreifen, sondern als denjenigen, der Hindernisse beseitigt und dort unterstützt, wo es nötig ist. Zum Beispiel durch hilfreiches und regelmäßiges Feedback und Möglichkeiten zum Austausch zu schaffen.

Und hey, hin und wieder mal ein Lob, statt alles als selbstverständlich zu begreifen, hat noch nie geschadet.

Agile Werte statt agiler Methoden

Wie mein Blogger-Kollege Thomas Michl in seinem Beitrag zur Blogparade des Projektmagazins schreibt, ist eine Methode in erster Linie nur ein Werkzeug. Darum sollte sich das Denken nicht um Hammer oder Schraubenzieher drehen, sondern darum wofür und wie man das Werkzeug richtig einsetzt.

„Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.“ -Paul Watzlawick

Letztlich macht es meiner Meinung nach keinen Sinn, agiler Methoden einfach zu kopieren als seien sie eine Blaupause für ein erfolgreiches Projekt. Allerdings kann man von einer agilen Herangehensweise lernen und das zugrundeliegende Mindset verinnerlichen.

Anders gesagt: Auch auf einem Wasserfall kann man zum Ziel gelangen, solange die Geisteshaltung stimmt. Der Projektleiter kann sie verinnerlichen, vorleben und den am Projekt beteiligten Menschen helfen, ihre gemeinsamen Werte zu finden.

Den Rest macht dann die Erfahrung.