Warum Individuen wichtiger sind als Prozesse

Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge – behauptet das agile Manifest. Stimmt das? Dazu ein Gedankenexperiment: Was wäre, wenn von Heut auf Morgen alle Ihre Mitarbeiter kündigen?

Stellen Sie sich einmal vor, dass von Heute auf Morgen alle Mitarbeiter eines Unternehmens kündigen. Was wäre, wenn das nur ein Teil der Mitarbeiter täte – vielleicht nichtmal diejenigen, die Sie für Ihre besten Mitarbeiter halten?

Was würde das für das Unternehmen bedeuten:

  • Welche unmittelbaren Auswirkungen hätte das auf das Unternehmen?

  • Wäre das Unternehmen überlebensfähig?

  • Könnte es weiterhin Gewinne produzieren?

Und würde es einen großen Unterschied machen, wenn diese Mitarbeiter nur innerlich gekündigt hätten, weiterhin Dienst nach Vorschrift machen und jeden Prozess buchstabengetreu befolgen würden?

Prozesse, die sich zu Formalien entwickeln

Wenn wir uns mit Prozessen beschäftigen, geht es darum etwas zu verbessern.

Vielleicht ist es die Kundenzufriedenheit, die gefühlt oder laut irgendwelcher Messwerte nachgelassen hat. Vielleicht sind es Deadlines, die immer und immer wieder gerissen werden, oder nicht eingehaltene Reaktionszeiten.

„Hättest du dich an den vereinbarten Prozess gehalten, wäre das nicht passiert.“

Diesen oder ähnliche Sätze hat sicherlich jeder schon einmal gehört oder sogar ausgesprochen. In der Realität tut sich oft eine große, unüberwindbar wirkende Schlucht zwischen formalen Prozessen und den tatsächlich gelebten Prozessen auf.

So könnte ein Prozess ein Vorgehen regeln, denen Mitarbeiter folgen sollen, wenn sie Urlaub machen wollen: Ein Urlaubsantrag wird ausgefüllt, eine Vertretung bestimmt und schließlich einer entscheidenden Instanz vorgelegt.

Der Prozess hat in den meisten Fällen einfache Ziele:

  • Das Team des Mitarbeiters weiß von dem Urlaub und berücksichtigt es in seiner Planung.

  • Der Zeitpunkt des Urlaubs steht im Einklang mit den laufenden Arbeiten

  • Eine Vertretung fühlt sich verantwortlich für Aufgaben, die in der Abwesenheit des Mitarbeiters anfallen

In der Praxis kann sich der Prozess zu einer reinen Formalie entwickeln, die zwar nach wie vor umgesetzt wird, aber den eigentlichen Zweck nicht mehr erfüllt. Weil beispielsweise Abkürzungen genommen werden, um den formalen Prozess zu erfüllen. Beispielsweise könnten die Mitarbeiter bei der Suche einer Vertretung immer auf die Personen zugehen, die am ehesten zusagen.

Kann man dieses Problem nun lösen, indem man weitere Schritte in den Prozess einbaut? Oder von einer anderen Seite betrachtet: Was würde passieren, wenn der Prozess einfach abgeschafft würde?

Fokus auf Menschen statt auf Prozesse

Wir brauchen Prozesse.

Prozesse dienen der Vereinfachung von Vorgängen und vermeiden, die immer gleichen Denkprozesse erneut durchzuführen. Bestenfalls vermeidet das Fehler und spart Zeit. Wir tun deshalb gut daran, unsere Prozesse so gut und so einfach wie nur möglich zu machen (und manchmal auch: zu automatisieren).

Noch viel mehr als Prozesse brauchen wir allerdings Menschen, die Prozesse verstehen und umsetzen, aber eben auch hinterfragen und anpassen, wenn sie die eigentliche Zielsetzung nicht mehr erfüllen.

Wenn wir also feststellen, dass Prozesse nicht mehr funktionieren, sollten wir den Fokus auf die ausführenden und vom Prozess betroffenen Menschen richten. Wir könnten uns beispielsweise fragen:

  • Welcher Nutzen für den Mitarbeiter entsteht aus dem Prozess? Für das Unternehmen? Den Kunden?

  • Was tun wir, damit der Mitarbeiter die Interessen des Unternehmens und des Kunden im Sinn hat?

  • Haben wir überhaupt die Interessen des Mitarbeiters (und des Kunden) im Sinn?

Dabei könnten wir feststellen, dass Prozesse zu kompliziert sind oder die Werkzeuge ungeeignet sind.

Womöglich aber auch, dass die Prozesse sich an einem Wirklichkeitsmodell orientieren und für dieses konzipiert sind, das so in unserem Unternehmen gar nicht vorliegt: Weil beispielsweise das Wissen nicht so gleich verteilt ist, dass eine Vertreterregelung funktioniert, oder die Menschen ohnehin schon am Limit ihrer Leistungsfähigkeit arbeiten.

Die Gründe können sehr verschieden sein. Deshalb werden wir mögliche Lösungen auch nicht in Büchern finden – jedenfalls nicht in Form einer Blaupause.

Ein paar Anregungen können wir da aber mitnehmen: Eigenverantwortung stärken, Transparenz über Entscheidungen und Prozesse schaffen, Persönliche Weiterentwicklung ermöglichen und unterstützen – und vor allem: kommunizieren, kommunizieren und nochmal kommunizieren.

Übrigens: Studien legen nahe, dass den allermeisten Menschen sinnstiftende Tätigkeiten und Leidenschaft wichtiger sind als Geld. Wenn das mal kein Hinweis ist.

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