Arbeit sichtbar machen: das Kanban-Board

Eine Kanban-Tafel stellt eine einfache Möglichkeit dar, um Prozesse und zu erledigende Arbeit sichtbar zu machen und so zu einem gemeinsamen Verständnis im Team und effektiverer Zusammenarbeit beizutragen.

Bei effektiver Zusammenarbeit geht es meistens gar nicht um tiefgreifende Veränderungen, sondern oft einfach darum, aus der gegebenen Situation das Beste zu machen. Auf diesem Grundgedanken baut Kanban als Methode auf, die ich vor einiger Zeit schon mal als minimal-invasive Alternative zu Scrum beschrieben habe.

Eine Praktik kann dabei auch für sich schon einen Nutzen bringen und ist nicht nur für Teams geeignet: das Kanban-Board.

Das Kanban-Board soll den Prozess transparent machen

Das Kanban-Board macht Fortschritte sichtbar und bietet eine gemeinsame Sicht auf die Menge der offenen Arbeit und den Prozess.

Der Clou dabei: es ist schnell „aufgesetzt“ und man braucht für den Anfang nicht mehr als ein Whiteboard oder ein ausreichend großes Blatt Papier und ein paar Post-Its. So eignet sich eine Kanban-Tafel auch für Ad-Hoc-Zwecke, etwa für ein Meeting im Lean-Coffee-Stil oder für die persönliche Aufgabenverwaltung.

Die Aufgaben werden dann einfach auf Post-Its geschrieben und das Board in Spalten aufgeteilt, welche die Phasen darstellen, die eine Aufgabe durchläuft.

Welche Arbeitsschritte durchläuft Arbeit bei uns?

Im einfachsten Fall beschränkt sich das Layout eines Kanban-Boards auf drei Spalten: das Backlog (zu erledigende Aufgaben), die in Arbeit befindliche Aufgaben (Work in Progress) und erledigte Aufgaben (Done).

Für den Anfang oder für Personal Kanban ist das völlig ausreichend. So erfüllt es immerhin den Zweck die Arbeit an sich sichtbar zu machen. Oft lässt sich der eigentliche Prozess des Abarbeitens aber in verschiedene Prozessschritte unterteilen und es kann sinnvoll sein, auch diese sichtbar zu machen. Denn die Visualisierung von Arbeit soll letztlich zu Erkenntnissen über den Prozess verhelfen, wie beispielsweise Engpässe zu ermitteln.

Dabei geht es nicht um das perfekte Design und schon gar nicht upfront: schließlich wollen wir uns ja nicht lähmen in dem Versuch, die perfekte Visualisierung zu finden.

Die Idee besteht eher darin, das Kanban-Board kontinuerlich den Bedürfnissen des Teams anzupassen. Trotzdem kann man sich zu Beginn die Frage stellen, welche Arbeitsschritte die Arbeit bei uns eigentlich durchläuft und so mit einem Design starten, das vielleicht eher unseren Bedürfnissen entspricht.

Das Team hat meistens eine ganz gute Vorstellung von den Prozessschritten und was ihm helfen würde.

Ein Beispiel aus der Praxis

In einem Projektteam, das ein solches Kanban-Board für die Organisation von gemischten IT-Infrastruktur- und Entwicklungsprojekten nutzt, werden Aufgaben zunächst bearbeitet und die Ergebnisse einem Review durch einen Kollegen unterzogen. Entsprechend bot sich ein vierspaltiges Layout an:

• ToDo
• Development
• Review
• Done

Später ergänzte das Team weitere Spalten wie „Ready for Deployment“, die eine genauere Fortschrittsverfolgung ermöglichten und letztlich auch der Motivation dienlicher sind als Aufgaben, die bis zu einem Vor-Ort-Termin in der Review-Spalte festhängen. 😉

Kanban-Boards sollen sich am Team orientieren

Was kommt aufs Board und auf die Karten?

Bleibt die Frage, was inhaltlich auf das Kanban-Board kommt.

Das Kanban-Board sollte sich im besten Fall am Team und dessen Aufgaben orientieren, also: statt einzelner Projekte ist es besser, wenn es den gesamten Workload des Teams wiederspiegelt. Der Trick hierbei ist, dass sich bessere Entscheidungen treffen lassen, wenn es die Informationslage zulässt. So zum Beispiel, ob das Team weitere Aufgaben annehmen kann oder sich besser erstmal auf die schon vorhandenen Aufgaben fokussieren sollte.

Eine feste Regel ist das aber nicht – letztlich ist alles erlaubt, was dem Team hilft.

Das gilt auch für die sogenannten Karten, die neben der eigentlichen Aufgabe mit zusätzlichen Informationen beschriftet werden können. Empfehlenswert ist aber sich auf einige wenige Informationen zu beschränken. Beispielsweise wer gerade (wenn überhaupt) dran arbeitet oder vielleicht ein Hinweis, wo weiterführende Informationen zur Aufgabe zu finden sind (wie eine Ticketnummer).

Tipp: ein kurzer prägnanter Titel für die Aufgabe, der sich aus einiger Entfernung lesen lässt, ist besser als ein langer Beschreibungstext.

Ein Abbild der Realität

In vielen Fällen ist es so, dass Teams an mehreren Projekten arbeiten oder zumindest noch andere Aufgabenbereiche haben.

Im zuvor genannten Beispiel leistet das Team etwa auch Support. Das mag im Sinne der Fokussierung nicht ideal sein, aber so ist eben die Realität und mit dieser gilt es umzugehen – nicht nur in Kanban. Das Kanban-Board soll in erster Linie diese Realität darstellen und fundierte Erkenntnisse liefern, mit denen man (falls nötig) Verbesserungen initiieren kann.

Dafür könnte man das Board in der Vertikale weiter unterteilen und auch unterschiedliche Workflows für unterschiedliche Arten von Arbeit darstellen. Wie unterschiedlich Kanban-Boards aussehen können, zeigen etwa die Beispiele auf dieser Seite hier.

Visualisieren, abarbeiten, Erkenntnisse gewinnen

Fürs Abarbeiten bietet sich das Pull-Prinzip an: die Teamkollegen picken sich selbstständig Aufgaben raus und ziehen sie von Spalte zu Spalte.

Beim Blick auf eine Kanban-Tafel drängen sich Erkenntisse über den Prozess oft geradezu auf. Sich hin und wieder mit dem Team davor zu versammeln (beispielsweise im Rahmen eines Daily Standup) kann also sehr nützlich sein.

Will man von dort einen Schritt weiter gehen, lohnt es sich dann doch mal einen Blick auf die Kanban-Prinzipien oder auch auf die Praktiken anderer Methoden (zum Beispiel auf das sehr ähnliche und doch andere Task-Board in Scrum) zu werfen.

Aber dazu mehr in weiteren Artikeln.