Lean Coffee: Anarchie statt Agenda?

Wer zum ersten Mal von Lean Coffee hört, könnte es für den Anarchisten unter den Meetingformaten halten: „Ein Meeting ohne Agenda? Ja, ist der denn verrückt? Genau damit haben wir doch schlechte Erfahrungen gemacht.“ könnte derjenige ausrufen. Der Unterschied ist: Lean Coffee hat trotzdem Struktur und birgt die Chance, dass nur mitredet, wer auch mitreden will.

Lean Coffee ist eigentlich gar kein agendaloses Meeting, sondern viel mehr eines mit einer demokratisch ermittelten Agenda. Damit verlaufen die Gespräche im besten Fall zielgerichtet und produktiv, weil die Teilnehmer eher am Thema und damit einem produktiven Verlauf interessiert sind.

Und das geht so:

Brainstorming von Themen

Zu Beginn des Meetings werden Post-Its verteilt, auf denen die Teilnehmer ihre Wunschthemen aufschreiben können. Außerdem sollte, um dem Meeting eine Struktur zu verleihen, beispielsweise mit Post-Its ein Kanban-Board mit den folgenden Spalten improvisiert werden: Zu Diskutieren, In Diskussion, Erledigt.

Wenn ihr über „Weltfrieden“ oder „Die Psychologie des Kaffeetrinkens“ sprechen wollt: Feel free, es aufzuschreiben. Aber redet auch den Anderen nicht rein, wenn ihr Themen unnötig oder uninteressant findet.

Dann werden alle Ideen gesammelt, über die die Teilnehmer sprechen wollen – gefiltert wird später. Wenn ihr also unbedingt „Weltfrieden“ oder „Die Psychologie des Kaffeetrinkens“ aufschreiben wollt: Feel free. Aber haltet auch nicht die anderen davon ab, wenn sie Themen aufschreiben wollen, die ihr unnötig oder uninteressant findet.

Themen filtern und sortieren

Irgendwann ebbt die Zettelflut ab und es wird Zeit, die Themen mit ein oder zwei Sätzen vorzustellen. Hierbei sollte ein wenig Disziplin aufgebracht werden, um all zu lange Vorstellungen zu vermeiden.

Dann wird mit Klebepunkten abgestimmt (jeder Teilnehmer zwei Klebepunkte), nach Anzahl der erreichten Punkte sortiert und schließlich kann die Konversation kann beginnen.

Immer wenn ein Thema begonnen wird, wird es in die nächste Spalte gezogen.

Sinnvoll ist es auch, ein Zeitlimit für jedes Thema festzulegen. Nach Ablauf der Zeit wird dann kurz mit den Daumen abgestimmt, ob das Thema weiter diskutiert werden soll oder nicht. So wird sichergestellt, dass die Diskussionen nicht ausufern – obwohl ein Teil schon abgeschaltet hat.

Ist das Thema fertig, landet es in der letzten Spalte.

Kann das gut gehen?

Zuletzt stellt sich die Frage: Kann das gut gehen? Wie so oft lautet die Antwort: Ausprobieren.

Im Gegensatz zu Standup-Meetings eignet es sich meiner Meinung nach aber eher nicht für häufig stattfindende Meetings. Auch wenn diese Meetings durchaus effizient ablaufen, kann die als zu großer Overhead empfunden werden oder gar langweilen.

Bei Lean Coffee geht es auch nicht unbedingt um besonders kurze Meetings, sondern darum die Zeit zufriedenstellend zu nutzen. Besonders geeignet ist das Verfahren sicherlich für Themenkomplexe, bei denen ein hohes Interesse der Teilnehmer von Vorteil ist, etwa wenn es um Change-Vorhaben geht. In diesem Fall kann es dann auch sinnvoll sein, das Meeting als freiwillige Veranstaltung aufzuziehen und per Aushang anzukündigen.

Übrigens: Es gibt auch Meetups, die in der Art von Lean Coffee organisiert sind, etwa das Berlin Lean Coffee. Gar nicht so blöd, oder?