Warum Meetings verhasst sind … und was wir dagegen tun können

Montag Morgen, halb 10 in Deutschland: Während Manche bei diesen Worten an einen Pausensnack denken, sitzen einige von uns in Meetings und zelebrieren die Sinnlosigkeit. Viel schnacken, wenig erreichen: Das ist das Bild, was viele von Meetings zeichnen. Warum ist das so? Wie können wir das ändern?

Einige Kollegen rollen schon mit den Augen, wenn der Kalender die nächste Besprechung anzeigt. Dann bewaffnen sie sich erstmal mit einer Tasse Kaffee oder Tee und trotten seufzend und mit einer gehörigen Portion Widerwillen in den Besprechungsraum. Mancher kommt zu jedem Meeting zu spät; ein paar Minuten nur, aber immerhin mit auffälliger Regelmäßigkeit: Achtlosigkeit oder stiller Protest?

Manche fragen sich: Wie lange wird das Meeting wohl dieses Mal gehen? Welch sinnlose Diskussion wird wohl heute entbrennen? Und vor allem: Wird am Ende des Meetings irgendeine Art von Fortschritt stehen? Irgendein Hinweis darauf, dass die Zeit nicht völlig verschwendet war?

Meetings sind Produktivitätskiller.

Das ist nicht nur ein vages Gefühl einiger Büroarbeiter, sondern das Ergebnis vielfacher Studien. Über 60 Prozent der Meetings gelten als unproduktiv.

Warum machen wir Meetings eigentlich?

Das wirft die Frage auf: Wieso tun wir uns das an? Warum überhaupt noch Meetings abhalten – wieso nicht einfach abschaffen?

Zweifellos: Besser kein Meeting als ein sinnloses Meeting.

Dabei sind manche Meetings durchaus sinnvoll: Ein Meeting bietet die Chance in kurzer Zeit auf den aktuellsten Stand gebracht zu werden, Arbeiten zu koordinieren, Probleme aus der Welt zu schaffen und Entscheidungen zu treffen.

Das sind Chancen, auf die wir nicht leichtfertig verzichten sollten. Häufig veranstalten wir aber Meetings, weil es der Kalender eben sagt oder weil wir irgendein diffuses Kommunikationsproblem damit beheben wollen.

Wenn wir unsere Meetings besser machen wollen, müssen wir uns mit dem Warum beschäftigen und zwar für jeden Einzelfall:

• Warum halten wir dieses Meeting?

• Was möchten wir mit diesem Meeting erreichen?

• Welche Alternativen zu einem Meeting gibt es, und warum haben wir sie ausgeschlossen?

Die drei Arten von Meetings

Im Grunde gibt es nämlich drei Arten von Meetings, die ich weiter oben schon habe anklingen lassen. Alle Drei haben jeweils eine eindeutige Zielsetzung:

• Informationsaustausch

• Problemlösung

• Entscheidungsfindung

Ein guter Anfang wäre es sicherlich, wenn jedes Meeting einer dieser Zielsetzungen folgt und man es im Hinblick darauf vorbereitet.

Das kann bedeuten, für jedes Meeting eine Agenda zu erstellen, aber auch: ein Meeting einfach mal ausfallen lassen. Etwa wenn man feststellt, dass man keine aktuellen Themen für das nächste Meeting hat oder die Vorbereitungszeit nicht reicht, um einen strukturierten Ablauf sicherzustellen.

Alternativen erwägen und Meetingexperimente

Letztlich sollte man auch Alternativen zu Meetings erwägen. Beispielsweise kann eine Information für Mitarbeiter auch auf anderen Wegen zu den Mitarbeitern gelangen als über die Runde zwischen Teamleitern und Geschäftsleitung – beispielsweise über einen Mailverteiler. Nebenbei kann das auch den Vorteil haben, dass der Stille-Post-Effekt nicht so stark zum Tragen kommt.

Für Entscheidungen könnte man digitale Abstimmungssysteme in Betracht ziehen – wenn es denn wirklich nur um die Entscheidung geht und nicht um ein kreatives Brainstorming oder Informationsaustausch.

Keine dieser Alternativen möchte ich als Allheilmittel verkaufen.

Letztlich finde ich, dass der Austausch von Angesicht zu Angesicht eine gute Sache ist. Deshalb werfe ich noch eine weitere Möglichkeit in den Raum: Die Meetings selbst zu „tweaken“ – indem man einfach mal andere Meetingformate ausprobiert und schaut, ob einem das was bringt.

Ein Beispiel hab ich mit den Retrospektiven ja schon das ein oder andere mal erwähnt. In den nächsten Artikeln werde ich auf weitere Meetingformate oder -alternativen eingehen.