Bessere Teamkommunikation: Alle in ein Büro stecken

„Seit wir in einem Büro sitzen, kriegen wir viel mehr geschafft“, beschreibt ein Kollege kurz und knapp die verbesserte Zusammenarbeit in seinem Team.

Alle Leute eines Teams im gleichen Büro? Das gibt Mord und Todschlag, denke ich im Hinblick auf frühere Bürosituationen. Und doch – in manchen Situationen kann es die Teamsynchronisation erheblich verbessern. Und das ein oder andere Meeting ersetzen.

Kampf mit Koordinationsproblemen

Das Team, von dem meine Anekdote handelt, kam ziemlich holprig zustande: Ein Auftrag, noch mehr Arbeit als ohnehin schon vermutet, und Hoppe-La-Hopp wurde ein Team gebildet.

Eine Zeit lang umfasste das Team sieben Leute, die praktisch Vollzeit an dem Projekt arbeiteten. Dabei hatte das Team mit Synchronisationsproblemen zu kämpfen, wie sie am Anfang der Teambildung nicht unüblich sind:

• Gegenseitiges „auf den Füßen stehen“ bei der Arbeit

• Unterschiedliche Informationsstände, insbesondere über Design-Entscheidungen

• Erhöhte Aufwände durch mehrfache Lösung oder Umschiffung von Problemen

Das Team brachte bemerkenswerte Leistungen trotz dieser Probleme zustande, aber von einer optimalen Team-Performance konnte wohl nicht gesprochen werden.

Eine Schrumpfung des Teams und eine weise Entscheidung

Schließlich sorgten äußere Umstände für ein Schrumpfen des Teams. In diesem Zuge trafen die Kollegen eine weise Entscheidung: ein gemeinsames Büro, in das ein Großteil der verbliebenen Teammitglieder umzog.

Das Team läuft tatsächlich wesentlich runder, soweit ich das als Außenstehender sagen kann. Wenn man ins Büro von besagtem Team kommt, findet man kaum freie Wandfläche, denn die Wände sind mit Whiteboard-Folie zugekleistert auf denen relevante Informationen immer im Blick der Teammitglieder sind.

Wenn technische Entscheidungen gefällt werden müssen, kann dies ad-hoc geschehen; Lösungsansätze oder Hindernisse auch mal über die Schreibtische hinweg thematisiert und ein für alle Mal gelöst werden.

Musterlösung für bessere Teamkoordination?

Ob es einzig und allein an dem Beziehen eines gemeinsamen Büros lag?

Allein wahrscheinlich nicht – das abschließende Schaffen technischer Grundlagen, gewachsene Kenntnisse im Team und natürlich auch die fortgeschrittene Teambildung spielen sicher alle eine Rolle.

Dennoch hat sich das „alle in einen Raum holen“ für das Team gelohnt und manche Vorteile liegen auf der Hand: kürzere Kommunikationswege, höhere Wahrscheinlichkeit das Informationen alle erreichen, bessere Möglichkeiten für sichtbare Transparenz über Informationen.

Auf Stressfaktoren achten

Für jede Situation eignet sich diese Maßnahme nicht. Zu den Kriterien gehört die Größe des Teams und die Art der Tätigkeit. Das besagte Team entwickelte eine größere IT-Infrastruktur: die einzelnen Mitglieder arbeiten also über längere Zeitabschnitte auch mal leise für sich, womit Lautstärkepegel und Grad der Ablenkungen auf einem vertretbaren Niveau liegen sollten.

Stressfaktoren wie Lärm und Ablenkungshäufigkeit sind ein wichtiger Aspekt: In Großraumbüros, wo viele Personen auf einem Raum arbeiten, klagen laut einer Metastudie aus dem Jahre 2009 rund 90% der Beschäftigen über körperliche und psychische Beschwerden. Denn zu viele Leute in einem Raum führen zu Reizüberflutung und das zu Stress – der krank machen kann.

Für kleine Teams wie beispielsweise Scrum-Teams, wo Teamgrößen von drei bis maximal neun Mitgliedern vorgesehen sind, ist es aber sicher ein Experiment wert.

Und gut wenn dabei ein paar Meetings überflüssig werden, oder?