Warum wir Retrospektiven als produktive Zeit betrachten sollten

Zeit ist Geld: Kaum irgendwo ist man sich dessen sicherer als in Dienstleistungsunternehmen.

Wir wissen, dass Zeit ein knappes Gut ist und somit ein direkter Zusammenhang zwischen produktiver Zeit und dem Erfolg des Unternehmens besteht. Warum also sollte man produktive Zeit für Meetings opfern, in denen der Berg der Arbeit nicht reduziert wird? Weil es kurzsichtig wäre, das nicht zu tun.

Natürlich klingt die Rechnung auf den ersten Blick richtig: Eine zweistündige Retrospektive alle vier Wochen, ein Team von 6 Leuten – das sind 12 Stunden Arbeitszeit plus der nötigen Vorbereitungszeit, die für produktive, also abrechenbare Arbeit verloren geht.

Gerade wenn Retrospektiven für ein Team oder gar ein Unternehmen noch neu sind, wenn das gesetzte Zeitlimit auch mal überschritten wird und nicht der erhoffte große Wurf erzielt wird, entsteht leicht der Eindruck, dass Retrospektiven eher Zeit kosten als die Produktivität zu steigern.

So entsteht die Tendenz Retrospektiven seltener oder im schlimmste Fall gar nicht durchzuführen.

Wann ist denn Zeit für Verbesserung?

Damit begibt man sich aber in eine gefährliche Situation: Weil für die Verbesserung der eigenen Prozesse, der Kommunikation und Zusammenarbeit im Team keine Zeit ist, macht man einfach weiter wie bisher und nichts ändert sich.

„Wenn du jeden Tag 10 Minuten auf dem Pott verbringst, sind das 40 Stunden bezahlter Urlaub pro Jahr.“ (Facebook-Weisheit)

Die Frage ist: Wenn man sich die Zeit nicht nimmt – wo soll sie herkommen?

Retrospektiven verlangen nach Regelmäßigkeit. Deshalb ist auch eine Retrospektive am Ende des Projekts eher gut gemeint als gut gemacht, ein Tribut an die Zwänge der Zeit viel mehr als ein Motor für kontinuierliche Verbesserung.

Warum sollten wir Retrospektiven trotzdem als produktive Zeit betrachten?

Wir sollten Retrospektiven deshalb als produktive Zeit betrachten und ihnen die nötige Zeit einräumen. Ein paar weitere Gründe dafür:

Jede Retrospektive ist eine Chance sich zu verbessern

Im besten Fall erzeugt eine Retrospektive Feedback darüber was gut läuft und wo es Veränderungsbedarf gibt.

Je früher wir Feedback bekommen, desto zeitiger können wir darauf reagieren. Wir könnten zum Beispiel feststellen, dass wir aus bloßer Gewohnheit sinnlose Aufgaben verrichten, die keinen erkenntlichen Mehrwert schaffen. Oder dass das Team mit Hindernissen kämpft, die sich durch eine Investition in bessere Arbeitsmittel in Luft auflösen und die Performance steigern könnten.

Würde uns das am Ende des Projekts helfen? Vielleicht – aber sicher nicht für das zu diesem Zeitpunkt abgeschlossene Projekt. Und wären die Erkenntnisse auf das nächste Projekt übertragbar? Sicher können wir das nicht wissen.

Retrospektiven werden mit Regelmäßigkeit effektiver

Ein Sportler übt Bewegungsabläufe immer und immer wieder. Bis er die Theorie zur richtigen Ausführung in einen Sieg verwandelt, wird er ein und denselben Bewegungsablauf mehrere tausend Male absolviert haben.

Ein Schüler, der eine Eins in Mathe schreibt, wird zuvor etliche Übungsaufgaben gerechnet und sich dabei von Mal zu Mal verbessert haben. Und wie oft wird er beim Vorrechnen an der Tafel Fehler gemacht haben, bis er mit dem guten Gefühl an seinen Platz zurückkehrt, der ganzen Klasse gezeigt zu haben, wie man das X in einer Gleichung auflöst.

Die Neuronale Plastizität ist die Fähigkeit von Synapsen, Nervenzellen und ganzen Hirnarealen, sich an die gestellten Aufgaben anzupassen und zu optimieren: Die Voraussetzung für sämtliche Lernprozesse setzt aber regelmäßige Impulse und Zeit für die Veränderung voraus.

Das erste, zweite, dritte und selbst das hundertste Mal kann weh tun. Deshalb gelingt auch in einer Retrospektive nicht immer der große Wurf, aber steter Tropfen höhlt den Stein: Der Moderator wird besser, das Team auch.

Nicht jede Retrospektive ist gleich effektiv

Viele Faktoren spielen eine Rolle, ob ein Arbeitsmeeting die gewünschten Erfolge bringt: Konzentration, Motivation, gute oder schlechte Laune. Manchmal haben die Teilnehmer einen Durchhänger und manchmal einen genialen Einfall.

Menschen neigen zur Vergesslichkeit

Wisst ihr noch, was ihr Freitag vor einem Monat zu Mittag gegessen habt?

Oder wenigstens, wo ihr an diesem Tag wart und ob es ein guter oder schlechter Tag war?

Manche werden es vielleicht wissen, aber die meisten Menschen werden es vergessen haben. Eine Retrospektive beinhaltet Elemente, um die gemeinsame Erinnerung aufzufrischen, aber am wenigsten geht vergessen, je frischer die Erinnerung tatsächlich ist.

Retrospektiven verbessern die Kommunikation im Team

Eine Retrospektive stellt einen geschützten Rahmen für das Team dar, in dem es erlaubt und sogar explizit gewünscht ist, auf Probleme hinzuweisen und Kritik zu äußern. Die Ausrichtung dieser Art von Meeting ist bewusst lösungsorientiert und so fällt es eventuell leichter Dinge anzusprechen, die sonst unter der Oberfläche rumoren und im Stress des Arbeitsalltags eher selten auf ein offenes Gehör treffen.

Langfristig trägt das zum Teambuilding bei, denn man lernt über sich und seine Kollegen, macht bislang implizite Normen und Regeln transparent und kann so Spannungen und Konflikte überwinden, die ungelöst eine produktive Zusammenarbeit hemmen.

Nicht grundlos werden in den Teaminterventionen nach West „regular formal reviews“ genannt, in denen man „außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung“ über Ziele, Rollen und Strategien für eine effektive Zusammenarbeit reflektieren soll.

Verbesserung entsteht durch’s machen … und überprüfen

Zu guter Letzt sei darauf hingewiesen, dass Retrospektiven bei richtiger Durchführung zu konkreten Aktionsplänen führen. Zu Experimenten, die einerseits in der Realität geprüft werden wollen, deren Erfolg dann aber auch regelmäßig überprüft werden sollte.

Wo sonst wäre ein geeigneter Rahmen dafür als in einer Retrospektive?

Übrigens, wo wir es ja so mit der Zeit haben, bleibt abschließend noch zu sagen: Die Zeit arbeitet gegen uns. Irgendwo in einem anderen Unternehmen beschreiben Knowledge-Worker in heiterer Atmosphäre Post-Its, schreiben Bücher darüber, sind erfolgreich und vielleicht sogar glücklich.

Andere gucken auf ihre Uhr – die Teure, die unter dem Hemd hervorlugt – und sagen, dass sie keine Zeit haben.