GTD und das Team: Die Magie der nächsten Schritte

Für jedes Projekt die Frage zu beantworten, was als nächstes zu tun ist, ist einer der zentralen Aspekte, die der GTD-Methode zu ihrem Erfolg verhelfen. Warum das so ist – und warum das auch in der Teamarbeit helfen könnte – ist das Thema, dem sich dieser Artikel widmet.

Was ist als nächstes zu tun?

Sich diese Frage für jedes neue Projekt gleich zu Anfang zu stellen, ist einer der wohl wichtigsten Aspekte der „Getting things Done“-Methode. David Allen hält die Antwort auf diese Frage für entscheidend und geht sogar so weit, sie als das zentrale Mittel für organisatorische Aufgaben zu bezeichnen.

Dabei ist wichtig, dass es sich wirklich um die nächstmögliche umsetzbare Aktion („actionable“) handelt und nicht etwa um irgendeine diffuse Darstellung des Zielzustands, wie wir sie gerne auf ToDo-Listen verwenden.

Dann, so versprechen es auch Erkenntnisse aus den Neurowissenschaften, wird der sogenannte Flow-Zustand begünstigt, bei dem wir voll in unserem Schaffen aufgehen. Praktisch gesprochen, verhilft es uns also dazu, dass wir Dinge tatsächlich erledigen.

Was genau steckt aber hinter der Magie der „next actions“ und können wir das auch für die Teamarbeit nutzen?

Auf Erfolg programmiert

Wir Menschen lieben es Dinge abzuschließen.

Allerdings wissen wir auch instinktiv, dass wir einen gewissen Aufwand zur Erledigung einer Aufgabe investieren müssen und dass wir nicht über unendliche Kraftreserven fügen. Dementsprechend sind wir bemüht unsere Kräfte sinnvoll einzuteilen.

Viele werden vom guten Gefühl berichten können, wenn man eine erledigte Aufgabe von der ToDo-Liste streicht. Dahingegen werden wohl nur wenige seltenen Menschenexemplare über Befriedigung beim Putzen von Toiletten berichten werden. Dass wir uns trotzdem dazu motivieren können, hängt damit zusammen, dass wir dem Ergebnis einen höheren Wert beimessen als dem zu investierenden Aufwand.

Kurz gefasst können wir also festhalten: Verspricht eine Aufgabe keinen Erfolg, gehen wir sie nur ungern an.

Unklarer Ausgang

Dummerweise gibt eine abstrakte Zielbeschreibung leider keinen direkten Anhaltspunkt, welcher Aufwand zu investieren ist und welches Ergebnis wir damit bestenfalls erzielen können.

Denn um hierüber eine Abschätzung zu treffen, muss unser Gehirn die Zielbeschreibung irgendwie in Verbindung mit den in unserem Langzeitgedächtnis gespeicherten Erfahrungen bringen. Unser Gehirn setzt dabei auf Mustererkennung – gleicht also erkannte Muster mit damit verbundenen Assoziationen ab.

Stünde auf unserer ToDo-Liste der Eintrag „Auto reparieren lassen“ und wir müssten erst eine passende Werkstatt finden: Wie wahrscheinlich wäre es, dass unser Gehirn eine direkte Assoziation zwischen diesem Listeneintrag und beispielsweise den konkreten Schritten für einen Anruf bei unserem guten Freund Peter gespeichert hätte?

Eben.

Bei einem konkreten nächsten Schritt wie „Peter anrufen und nach der Nummer seiner Werkstatt fragen“ wäre unser Gehirn in der Lage, schnell eine Abwägung über den Aufwand zu treffen und was wohl ungefähr das Ergebnis ist.

So benötigt es schon Aufwand nur um rauszufinden, was der nächste Schritt ist – mit ungewissem Ausgang.

Wie hilft uns das nun für Teams?

Bei Teams kommt hinzu, dass beispielsweise nicht jeder den schwarzen Gürtel im Word-Kung-Fu (Konzepte schrieben) oder irgendeiner anderen spezifischen Fähigkeit hat. Wenn dann nicht klar ist, ob die Tätigkeit zum eigenen Skill-Set passt, ist die Wahrscheinlichkeit für einen Erfolg noch geringer und die Hemmschwelle höher.

Könnte ja schließlich auch ein Anderer machen.

Daher glaube ich, dass es hilfreich wäre, wenn wir uns bei jeder Story, jedem Backlog-Item und jedem Issue in einem Bugtracker Gedanken über den nächsten Schritt machen und diesen dazu schreiben. Im Idealfall, wenn die Gedanken zu dem Thema noch frisch sind, wir also eventuell gerade noch wissen, was erforderlich ist.

Mir erscheint das ein geringer und vertretbarer Mehraufwand – und wenn es die Hürde zur Erledigung senkt?