GTD und die losen Enden des Einzelnen

Agile Vorgehensmodelle richten den Fokus darauf wie ein Team effektiv sein kann. Wenn jedoch in selbstorganisierten Teams möglich effektiv gearbeitet werden soll, wie organisiert sich dann der Einzelne?

In agilen Methoden haben wir in der Regel Möglichkeiten, alle für das gemeinsam erarbeitete Vorhaben erforderlichen Tätigkeiten an zentraler Stelle und transparent für alle zu erfassen und organisieren. Durch diese Erfassung entsteht idealerweise ein Gefühl von Sicherheit, das nichts vergessen geht, und ein Überblick über das, was noch zu tun ist und was schon erledigt ist. Dieses Gefühl von Sicherheit ist wichtig, damit wir uns auf konkrete Arbeiten konzentrieren können statt durch Gedanken an die möglicherweise ungebändigten losen Enden gehemmt zu werden.

Warum Management von Teamaufgaben nicht genug ist

Die GTD-Methode von David Allen basiert auf ähnlichen Annahmen und richtet den Fokus auf die losen Enden des Einzelnen.

Davon gibt es nämlich in der Regel reichlich, die über die Verpflichtungen als Teammitglied weit hinaus gehen, weil wir ja neben unserer Rolle als Teammitglied auch viele weitere Rollen mit ganz unterschiedlichen Aufgaben einnehmen.

So müssen wir uns um unseren Haushalt kümmern, die jährliche Steuererklärung machen, das Kind in der Kita anmelden – und nebenbei geistert vielleicht auch noch sowas wie die Idee vom eigenen Buch im Kopf umher.

Wollen wir bei all unseren Verpflichtungen und Erwartungen an uns selbst zufrieden und entspannt sein, sollten wir schauen, dass wir unseren Kopf davon frei bekommen. Deshalb machen wir uns Notizen, benutzen Kalender und schreiben uns selbst E-Mails, kurz: wir organisieren uns.

Ein vertrautes System schaffen

In der „Getting things Done“-Methodik wird das aus dem Kopf kriegen gewissermaßen zum Hauptprinzip erhoben:

Sammle Alles in einem vertrauenswürdigen System außerhalb deines Kopfes.

Erstens geht es dabei wirklich um Alles, das einem irgendwie im Kopf rumgeistert: die wichtigen und dringenden Aufgaben genauso wie die vagen Pläne und Ziele. Essentiell ist dabei aus Sicht von Allen ein vertrauenswürdiges System, das im Grunde aus einer Sammlung von oft sowieso schon genutzten Hilfsmitteln wie Kalender und Notizbuch besteht, deswegen aber dennoch nicht vom Himmel fällt.

Wodurch entsteht ein vertrautes System?

Um die eingangs erwähnten Prinzipien aufzugreifen, geht es um das Gefühl, alles im Griff zu haben, das vor allem über eins entsteht: Transparenz über das was noch zu leisten ist und was man schon geschafft hat (und natürlich Dinge tatsächlich zu tun).

Es gibt nichts Gutes, außer man tut es (Erich Kästner)

Für dieses hehre Ziel schlägt Allen vor: alles zu sammeln, in Projekte (seiner Definition nach: alles was mehr als einen Schritt erfordert), Handlungslisten sowie Referenzmaterial zu unterteilen, und Aufgaben nach Kontext (was brauche ich, um die Aufgabe zu erledigen) in Listen zu organisieren.

Dabei soll man immer wieder reflektieren, welche Relevanz ein Thema für einen hat, ob man es wirklich verfolgen will und welches konkrete Ziel man erreichen will. So soll es leichter fallen, nächste Schritte zu finden (Was muss ich tun, um näher an mein Ziel zu gelangen) und diese letztlich auch abzuarbeiten. Von einem Prioritätssystem hält Allen nichts, weil sie sich heutzutage ohnehin zu schnell ändern und so eher eine Bürde als eine Hilfe darstellen.

Die Listen dienen in dem System gewissermaßen als Erinnerungsstützen, die sicherlich nicht nur für die ADHSler unter uns eine wertvolle Entlastung sind. Letztlich wird mit gewissen Routinen wie wöchentliche Reviews, einschließlich Neubewertung der Relevanz, Vertrauen in das System aufgebaut und erhalten.

Eine Methode für Jedermann?

Ich bin kein Freund davon, eine bestimmte Arbeitsweise zu glorifizieren, weil meiner Meinung nach jeder Jeck anders ist und deshalb seine eigene ideale Arbeitsweise finden muss. Von GTD als grobes Rahmenwerk für ein individuell maßgeschneidertes System bin ich aber durchaus ziemlich überzeugt.

So oder so kann ich die Lektüre des Buchs „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ von David Allen empfehlen, das von manchen Anhängern auch liebevoll als Bibel tituliert wird. Selbst wenn man die Methode nicht umsetzt oder sie für seine Zwecke anpasst, ist es sehr wahrscheinlich, dass man darin ein paar wertvolle Anregungen entdeckt und vielleicht zu einem etwas entspannteren Umgang mit seinen Verpflichtungen gelangt.

Klar kann es auch mit GTD manchmal schwer sein, alle losen Enden im Griff zu behalten. Mir hilft die Methode aber, wenn ich mal eine Phase habe, in der das mit den losen Enden nicht so recht gelingen will, wieder auf Kurs zu kommen.

Übrigens: Einer Studie zufolge spricht aus neurowissenschaftlicher Sicht einiges für GTD – Grund genug sich damit zu beschäftigen?