Checklisten – wenn’s richtig werden soll

Eines der einfachsten Mittel, wie man sich die Arbeit erleichtern und vor allem stressfreier gestalten kann sind Checklisten. Wenn man denn Gebrauch davon macht.

„Irgendwas hab ich vergessen“, denke ich.

In Gedanken gehe ich die Gegenstände durch, die für den Termin wichtig sind: Notebook, Tablet, ein paar Unterlagen. „Nein, nein,“ rede ich mir ein: „Du hast an alles gedacht“. Aber das Gefühl lässt sich nicht einfach abstellen: es nagt an mir und wird mich noch einige Stunden lang begleiten.

Im Hotel checke ich ein, gehe auf mein Zimmer und packe mein Notebook aus. Der Akku ist fast leer, also suche ich in meiner Tasche nach dem Ladekabel und finde … nichts.

Ein Anflug von Panik ergreift mich.

Fast zeitgleich blicke ich zur Uhr und greife nach der Maus, öffne den Browser und steuere Google Maps an. Mein Gehirn rattert währenddessen die Namen einiger Geschäfte runter – in spontaner Assoziation bin ich in so Situationen gar nicht mal so schlecht – und wenige Minuten später haste ich zur nahegelegenen U-Bahn-Station.

Pro-Tipp: Selbst in einer Stadt wie Berlin können sich die Öffnungszeiten von Geschäften mit einer späten Anreise beißen.

Ich erreiche das Geschäft gerade noch rechtzeitig, um abgehetzt und ziemlich genervt ein überteuertes Netzteil zu erwerben.

Wieviel Stress vermieden werden könnte …

In dieser Situation war ich mehr als einmal.

Das Beschämende daran ist, dass ich eine einfache Möglichkeit kenne, um solche Situationen zu vermeiden: Checklisten. Eigentlich mache ich gerne Gebrauch von Checklisten, weil sie mich von der Last befreien, an profane Dinge denken zu müssen.

Die Packliste ist wohl das prominenteste Beispiel für eine Checkliste, die alle kennen; die Einkaufsliste eine Weitere.

Aber wusstet ihr, dass Checklisten in vielen weiteren Fällen positiv für unseren Stresspegel und vor allem für die Qualität unserer Arbeit sein können?

Je sicherer wir uns fühlen, desto eher unterläuft uns ein Fehler

Tatsächlich helfen Checklisten vor allem Dinge richtig zu machen. In der Medizin wurde sogar festgestellt, dass Checklisten Leben retten können.

Wenn etwa in der Notfallmedizin das Leben eines Menschen am seidenen Faden hängt, gibt es eine Menge zu beachten. Immer besteht auch das Risiko trotz all der guten Ausbildung, trotz Routine und zunehmender Spezialisierung mehr Schaden anzurichten als zu nützen.

Dabei legen wissenschaftliche Erkenntnisse nah, dass kritische Fehler gerade dann entstehen, wenn wir uns unserer Sache zu sicher fühlen. Wenn wir einen Vorgang etwa schon hundertmal durchgeführt haben. So kann es passieren, dass wir in bester Absicht das Falsche tun: einen banal wirkenden Vorgang auslassen, etwas in der falschen Reihenfolge machen. Fehler können für sich betrachtet klein sein und in der Summe schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen.

Erschwerend kommt die Interdependenz in komplexen Systemen hinzu: wenn etwa beim Sterilisieren von Instrumenten ein Fehler unterläuft und der Patient beim Eingriff eine Infektion erleidet, an der dieser schließlich erliegt. Oder wenn eine Datenbank gelöscht wird, nachdem (unter anderem) bei der Entwicklung eines zufällig beteiligten Tools versäumt wurde, dieses auf seine Benutzerfreundlichkeit oder Anwendungssicherheit zu überprüfen.

„Könnte mir niemals passieren“, wird der ein oder Andere sagen. Vielleicht stimmt das. Wahrscheinlicher ist aber, dass wir mit dieser Einstellung näher an einem Fehler sind als uns lieb ist.

Versuch nicht cleverer als deine Checklist zu sein!

Der wohl beste Tipp, den ich in Bezug auf Checklisten geben kann: versuch nicht cleverer zu sein als deine Checklisten.

Du stellst dir selbst ein Bein, wenn die Checkliste in der Schublade versauert, weil du denkst: „Ach, das hab ich schon hundert Mal gemacht“.

Stolpern ist vorprogrammiert.

Auch die oben beschriebenen Situationen sind so zustande gekommen. Wir neigen eben manchmal dazu, unserem Gedächtnis zu sehr zu vertrauen. Wir denken, weil wir uns Passwörter und allerlei anderes Zeug merken können, dass unser Gedächtnis vertrauenswürdig ist. Dem ist leider nicht so.

Die Fehlbarkeit unseres Gedächtnisses ist mittlerweile gut erforscht, auch wenn in den Details zuteilen noch Uneinigkeit besteht.

Tatsächlich können wir uns viel weniger auf unser Gedächtnis als auf die Kreativität unseres Gehirns verlassen, mit der es diesen Umstand verschleiert. Ein interessanter Artikel dazu ist „Erinnern ist ein kreativer Prozess“ bei dasGehirn.info, in dem Elizabeth Loftus, Psychologin und Forscherin auf diesem Gebiet, interviewed wird.

Wofür man Checklisten außer für Pack- und Einkaufslisten noch so verwenden kann

Eine Checkliste bietet sich also immer an, wenn wir wollen, dass etwas richtig gemacht wird.

Ein paar Beispiele:

• Eine Onboarding-Checkliste kann bei Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter helfen und peinliche Situationen vermeiden: etwa, dass der Mitarbeiter an seinem ersten Tag keinen vorbereiteten Arbeitsplatz vorfindet oder ihm Zugänge fehlen.
• Mit einer Checkliste zur Meetingvorbereitung können wir sicherstellen, dass der Raum vorbereitet ist, alle wichtigen Leute eingeladen sind, eine Agenda existiert (die letztlich eine Checkliste für einen effektiven Ablauf darstellt :)) und was sonst noch wichtig ist.
• Wenn wir Anhänger der GTD-Methode sind, kann eine Checkliste für unser Weekly Review helfen, dass wir keinen wichtigen Schritt auslassen.

Strenggenommen müsste man wohl zwischen Checklisten- und Aufgabenlisten unterscheiden, wie es in diesem Artikel bei next-action.de getan wird. Ich halte das für irreführend.

Wichtig ist nur, dass eine Checkliste nicht zwingend konkrete nächste Schritte enthalten muss, sondern dass es reicht, wenn uns der Eintrag an die damit verbundene Aktion erinnert. Würde ja beispielsweise niemand auf die Idee kommen, auf seiner Einkaufsliste hinter Äpfel, Birnen und Toastbroat noch „kaufen“ zu schreiben.

Oder doch? 😉

Checklisten sind auch für Teams hilfreich

Checklisten sind einfach und flexibel einsetzbar – auch im Team.

In meinem früheren Team haben wir beispielsweise irgendwann festgestellt, dass bei der Abarbeitung von einzelnen Arbeitspaketen manchmal der Blick aufs große Ganze fehlt (also zum Beispiel komponetenübergreifende Tests vergessen werden). Also haben wir „Akzeptanzkriterien“ eingeführt, die wir als Checklist in die „Karten“ (Issues) unseres digitales Kanban-Board übernommen haben.

Beim Review und der Selbstkontrolle unserer Arbeiten hilft uns das.

Wenn im weiteren Verlauf Erkenntnisse aufkommen, die in späteren Arbeitsschritten wichtig sein können, ergänzen wir die Issues. Fügen also weitere Punkte hinzu oder passen bestehende Punkte an. Einmal gewonnenes Wissen nützt damit auch zu späteren Projektzeitpunkten. Insbesondere geben die Checklisten Orientierung, wenn es mal hektischer wird.

Natürlich sind solche Checklisten selten vollständig – müssen sie aber auch gar nicht sein.

Der Trick ist, dass unser kreatives und assoziationsfähiges Gehirn sich auf den Rest konzentrieren kann. Darin ist es sowieso am Besten. Also wieso nicht die Stärken unseres Gehirns nutzen und es von der profanen Erinnerei entlasten?